SCRIVERE UN BUON VERBALE DI RIUNIONE

A chi non è capitato di essere nominato, a furore di popolo, segretario verbalizzante di una riunione, sia questa di condominio, di Consiglio di Classe o di altro? Il meccanismo della scelta è sempre il medesimo. Il Presidente, o il coordinatore della riunione chiede ad alta voce: “Chi scrive il verbale?” È chiaro a questo punto che nessuno si porti volontario: per mancanza di pratica, di tempo, di voglia. E soprattutto perché qui non c’è scritto Jo Condor. Senza capire come e perché, tutti gli sguardi convergono verso di voi, non perché abbiate detto qualcosa di vagamente acquiescente, ma così, perché gli Italiani sono diventati dei maestri nel fiutare la vittima di turno: uno sguardo distratto, una faccia da buono, un sorriso ed eccovi, senza capire chi, come, quando e il per come, segretario. I volontari, nell’esercito, sono scelti in base allo stesso principio. Il colonnello dice: “Chi si porta volontario per questa pericolosissima missione faccia un passo avanti!” Tutti, tranne voi, fanno un passo indietro.
E, in Italia, essere segretario una volta vuol dire esserlo a vita.

Sono ormai trent’anni esatti che redigo i verbali di riunione dei Consigli di due Classi e i verbali di riunione di Dipartimento della mia scuola, i quali rappresentano ogni anno all’incirca un malloppo di trenta-quaranta pagine scritte in un comune word processor.
Il vostro primo verbale di riunione, ovviamente, fa schifo. I vostri colleghi, e per le ragioni di cui sopra, diranno il contrario. Eventualmente vi dovesse capitare, in un lontano futuro, di cimentarvi col verbale, vi prego, non cedete alla tentazione di credere a una sola parola di quanto vi diranno. Sono falsi come Giuda e vi vanteranno solo per non doverlo scrivere a loro volta.
Allora, come scrivere un verbale di riunione?

1) Prima di tutto precisare chi ha convocato la riunione. In un Condominio si tratterà dell’Amministratore del Condominio. Il verbale potrà, ad esempio, iniziare con l’indicazione seguente: “Amministrazione Condominio Parchi Mimosa, via Sant’Anselmo 13, Parma”. In un verbale di Consiglio di Classe non sarà necessario riportare simili diciture e ne capiremo qua sotto il perché.

2) Riportare il numero, il tipo e la data del verbale: “Verbale n°10 del Consiglio di Classe della IV G IGEA del 29 febbraio 1999”, “Verbale n°3 dell’assemblea straordinaria del 05/05/2005”…

3) Precisare la data, l’ora d’inizio, il luogo della riunione. Se la data della riunione coincide con quella del verbale, e in genere coincide, sarà possibile ometterla al punto precedente: “Oggi, 14 luglio 2014, alle ore 15:00, nello scantinato del Condominio Medusa di questa città…”; “Il giorno 10 del mese di Gennaio dell’anno (di Grazia, del Signore, scherzo) 2012, nell’aula n° 17 di questo Istituto…”

4) Regolarità della riunione. “Regolarmente convocata…” “Dietro regolare convocazione del Dirigente Scolastico con circolare interna n° 398 del 2 dicembre 2003”, dove, l’avrete notato, indico chi ha convocato la riunione del punto 1

5) Ordine del giorno o O.d.G. “per discutere i seguenti punti all’ordine del giorno. Segue elencazione e numerazione dei punti:
1. Divieto di stendere in panni in balcone
2. Fioriera condominiale
3. Guasto ascensore
4. Odore sospetto nell’appartamento della signora Erminia Podda
In contesto scolastico si avrà ad esempio:
1. Andamento didattico disciplinare della classe
2. Compilazione pagelline valutazioni intermedie, ecc…

6) Nomi dei presenti. “Partecipano alla riunione i signori Arena, Zedda, Rossi Verdi, ecc.
Nomi degli assenti: “Risultano assenti (eventualmente indicare se giustificati) i docenti: Anania Annis e Zelio Zuddas”. Per gli insegnanti la partecipazione alle riunioni è obbligatoria e questo comporta il dovere giustificare le proprie assenze.

7) Indicazione di chi presiede la riunione e di chi redige il verbale: “Presiede la riunione il sig. Vecchio Enrico, funge da segretario il sig. Valenza Lino”.

8) Validità della riunione: alcune decisioni non possono essere prese dall’assemblea se non è stato raggiunto il numero minimo fissato dal regolamento. A scuola credo che non possa essere inferiore alla metà dei membri del consiglio di classe. Il consiglio deve comunque essere perfetto per gli scrutini. “Essendo presenti 15 condomini su 18, il Presidente dichiara validamente costituita l’assemblea e apre la discussione”; “Constatata la presenza di tutti gli insegnanti del Consiglio di Classe, il Coordinatore dichiara aperta la seduta”.

9) Segnalare i punti all’O.d.G. “Punto 1 all’O.d.G.: Andamento didattico disciplinare della classe. Prende la parola la prof.ssa Amanda Vitali la quale, nel suo intervento, evidenzia il comportamento poco scolarizzato della classe durante la sua lezione…” “Punto 2 all’Ordine del Giorno. Riguardo al problema del pericolo di crollo del cornicione del condominio il sig. Antioco Marras dichiara quanto segue…”
A questo punto sorge il problema se scrivere ogni intervento dei partecipanti o sintetizzarne i contenuti. Non è facile dare una risposta esauriente e valida per ogni verbale. Chiaramente, se si dovessero susseguire dieci dichiarazioni, tutte delle stesso tenore, la soluzione migliore sarà quella di sintetizzare. È perfettamente inutile scrivere dieci volte la stessa cosa. In caso di interventi che affrontano dettagliatamente degli aspetti diversi di uno stesso problema converrà riportare ogni intervento. Eventualmente ordinare gli intervenuti in contrari e in favorevoli a una proposta. “Prende la parola il prof., che nel suo intervento propone un viaggio di istruzione motivandolo come segue […] Sono favorevoli i docenti Tale, Dei Tali, Caio e Cesare per le seguenti ragioni […]. Si dichiarano contrari i docenti…”
Qualora si citino delle leggi, delle circolari delle delibere di riunioni precedenti o di altri organi, precisarne numero e data: “Conformemente a quanto deliberato dal Collegio dei Docenti del 05/05/2005 “…

10) Delibere. “A maggioranza il Consiglio di Classe, con 8 voti a favore e 5 contrari, delibera di sospendere dalle lezioni per tre giorni l’alunna Piras Adele”. A questo punto seguirà la motivazione: “per atti bullismo nei confronti di, ecc…”

11) Discussione di tutti i punti all’O.d.G., regolarità dello svolgimento e chiusura della seduta: “Esauriti tutti i punti all’Ordine del Giorno, constatato il regolare svolgimento della riunione, il coordinatore, alle ore 18:30 dichiara chiusa la seduta.”

12) Firme di chi presiede e del segretario precedute dall’indicazione della loro funzione. In alcuni casi tutti i presenti dovranno firmare.